Avec l’essor des adjointes virtuelles et des entrepreneurs en ligne, il devient important de s’adapter à ce nouveau mode de vie que représente le télétravail. Pis, ça veut dire aussi utiliser les bons outils qui vous font sauver du temps, qui éliminent toute la patente compliquée et qui vous aident à être productif et bien organisé.
Si vous vous demandez comme moi quand j’ai commencé ma business, quels sont les meilleurs outils gratuits pour travailler chez soi sans se péter la tête, j’ai une surprise pour vous!
J’ai rassemblé pas moins de 30 outils GRATUITS pour vous aider à être plus efficace en télétravail. Malheureusement, la majorité de ces outils viennent de l,extérieur du Québec ou du Canada. Mais bon, je vous encourage à opter pour des alternatives locales dès que c’est possible.
Alors, préparez-vous à devenir la pro du télétravail avec ces outils gratuits qui vont vous faciliter la vie.
Communication et vidéoconférence
Boomerang pour Gmail
L’extension Boomerang for Gmail permet d’envoyer un accusé de réception avec Gmail. Avec la formule payante, vous pourrez programmer automatiquement l’accusé de réception pour tous les messages envoyés. Vous serez également capable de programmer des courriels à envoyer plus tard, de mettre des messages en attente et de recevoir des rappels de suivi automatiques si quelqu’un ne répond pas à votre courriel.
Loom
Parfois, une vidéo vaut mieux que mille mots. Loom est une extension gratuite pour navigateur internet qui vous permet de capturer en direct votre écran et d’envoyer des vidéos explicatives à vos clients. Il suffit d’enregistrer une vidéo et de partager ensuite le lien. Cela vous évitera des aller-retours incessants ou des longs messages explicatifs par courriel. Vous pouvez également l’utiliser pour prospecter et générer des rendez-vous pour votre activité en ligne.
Zoom
Zoom est une application gratuite que vous pouvez utiliser pour faire des appels découverte, des réunions de suivi avec vos clients , ou pour partager votre écran et enregistrer une vidéo explicative. La version gratuite vous donne accès à 40 minutes de conférence vidéo sans interruption avec une limite de 100 participants. Pour augmenter la durée et le nombre de participants, il vous faudra passer à une formule payante.
Dans toutes les formules, vous aurez la possibilité d’enregistrer vos visioconférences pour les stocker sur votre ordinateur et/ou pour les envoyer à vos clients ou prospects.
Join.me
Join.me est une application facile à utiliser qui permet de faire un appel vidéo en un claquement de doigts. Même pas besoin d’installer un logiciel, votre navigateur web va faire le travail. Le petit plus qui est vraiment l’fun, c’est l’option du tableau blanc. Ça vous permet de faire des brainstormings avec vos clients sans se casser la tête.
Google Meet
C’est la solution gratos par excellence pour faire vos réunions d’affaires en toute sécurité. Ça remplace Google Hangouts pour toutes vos visioconférences des prochaines années. C’est comme si Google avait dit : “Hangouts, oublie ça, c’est le temps de passer à la vitesse supérieure avec Meet!”
Facebook Messenger
Messenger est une app gratuite de messagerie instantanée de Facebook. Vous pouvez l’utiliser pour jaser avec vos clients sur votre page pro Facebook. Faites-vous des liens de chat dans vos textes, vos images ou même dans vos boutons sur le site web, dans l’infolettre ou même sur les réseaux sociaux pour encourager les gens à venir jaser.
Un autre truc pour attirer des clients ou des prospects vers votre messagerie, c’est l’usage d’un code QR. Vous pouvez placer le code QR sur vos cartes d’affaires, par exemple, et les gens vont juste scanner ça et atterrir dans votre messagerie comme par magie. C’est plutôt moderne!
Prise de notes
Evernote
Evernote est un outil de prise de notes qui permet d’organiser vos notes et de faire une recherche avancée. Vous serez capable de prendre des notes dans différents formats (texte, audio, photo, manuscrit).
La fonction de recherche sur Evernote est la plus puissante sur le marché car elle permet d’effectuer rapidement une recherche non seulement dans vos textes mais aussi sur des PDF, des images capturées et des écritures manuscrites. Evernote possède des fonctionnalités pratiques telles que la numérisation de documents, la création de modèles. Un autre avantage est que vous pouvez également installer Evernote sur votre cellulaire et travailler hors ligne.
Notion
Notion est un autre logiciel de prise notes qui offre plus de flexibilité qu’ Evernote dans l’organisation des notes mais avec une recherche moins avancée . Vous pourrez par exemple mettre vos notes dans des bases de données.
On peut aussi y créer des modèles pour gagner du temps. Les notes peuvent être présentées sous forme de listes mais aussi de calendrier ou de galeries et il est possible de travailler à plusieurs sur une note.
En plus des PDFs et des images, vous aurez la possibilité d’ajouter à vos notes des vidéos youtube. Une autre fonctionnalité intéressante, est la possibilité de lier des notes entre elles . Par contre, il n’est pas possible d’y travailler en mode hors ligne.
Comptabilité
Wave
Wave Accounting est un logiciel gratuit en ligne que vous pouvez utiliser pour faire votre comptabilité au jour le jour. Je le recommande aux adjointes virtuelles et entrepreneurs en ligne qui se cherchent un outil gratuit, . Vous pouvez y créer plusieurs comptes si vous avez plusieurs entreprises à gérer.
Freshbooks
Freshbook est un logiciel payant mais beaucoup plus simple, convivial et agréable à utiliser que le précédent. Il est idéal pour gérer les finances de votre entreprise, y compris la comptabilité, les devis et les factures. Il est très facile à utiliser pour quelqu’un qui n’est pas comptable. La possibilité de décrocher le téléphone et de parler à une personne en direct, la simplicité de sa configuration et de son utilisation, le suivi du temps sont tous d’énormes avantages à considérer. Il se démarque d’autres logiciels plus connus qui n’intègrent pas le suivi du temps.
Il convient donc si vous facturez à l’heure et si vous souhaitez faire le suivi de mes tâches et l’ajout à une facture.
Création de formulaires
Google Forms
Google forms est gratuit et simple à utiliser. Vous pouvez l’utiliser pour créer des questionnaires en ligne. L’application propose des modèles de formulaires que vous pouvez utiliser et personnaliser si vous le souhaitez. Plusieurs utilisations sont possibles: formulaire de contact, sondage de satisfaction, étude de marché, formulaire d’inscription ou de paiement, demande de devis, etc.
JotForm
JotForm est une application de formulaires qui permet de créer des questionnaires. Il offre de nombreuses possibilités d’intégration afin de faciliter la collecte de données. Son autre avantage par rapport à Google Forms, c’est la librairie de modèles de formulaires qui est beaucoup plus riche.
Formatage de document
SmallPDF
SmallPDF est un logiciel simple et gratuit qui vous permet d’éditer, de signer et de convertir des PDF.
PDFescape
Ce logiciel vous permet d’éditer des PDF ou de rendre vos PDF éditables. C’est une alternative gratuite à Adobe Acrobat Pro. Vous pouvez ainsi l’utiliser pour créer des documents à compléter pour vos clients. Il est également pratique pour convertir des fichiers au format PDF et vice-versa.
Gestion des contrats
Dropbox Sign (anciennement appelé HelloSign)
HelloSign est un moyen sécuritaire d’envoyer des contrats à vos clients afin qu’ils puissent les signer sans avoir à les imprimer, les scanner et les renvoyer. La version gratuite permet d’envoyer jusqu’à 3 contrats par mois, ce qui est correct si vous venez de démarrer. Vous avez droit à une période d’essai gratuite de 30 jours.
Indy
Indy est un outil tout-en-un qui permet de suivre les tâches, d’organiser les projets, de gérer les devis, les contrats et les factures et de recevoir les paiements, le tout en un seul endroit. Il a été conçu spécifiquement pour les travailleurs autonomes! Vous pouvez l’essayer gratuitement.
Gestion des mots de passe
LastPass
LastPass est un gestionnaire de mots de passe qui permet de conserver tous vos mors de passe en ligne. Il vous suffit d’entrer un seul mot de passe pour accéder à tous vos mots de passe au même endroit. Ainsi, vous n’avez qu’un seul mot de passe à mémoriser. Cer outil est gratuit et il existe une version payante qui permet de partager l’accès à vos mots de passe avec d’autres personnes.
Gestion de projets
Asana
Asana est un logiciel de choix pour la gestion de projet. Vous pouvez créer plusieurs projets et espaces de travail. La version gratuite devrait suffire pour vous en tant qu’adjointe virtuelle.
Trello
Trello est un outil gratuit de collaboration et de gestion de projet. qui permet de visualiser les projets et d’être bien organisé dans votre entreprise. En tant qu’adjointe virtuelle, vous pourrez l’utiliser pour collaborer avec vos clients et suivre vos tâches. Vous pourrez créer plusieurs tableaux pour vos différents clients, créer des cartes pour chaque projet et les déplacer selon l’état d’avancement du projet.
Les fonctionnalités que j’utilise beaucoup sont les messages instantanés en taguant vos clients, l’ajout de checklist, de pièces jointes et de dates butoir. Cet outil aide également vos clients à avoir un suivi en temps réel des projets sur lesquels vous travaillez sans avoir à échanger par courriel.
Orthographe et grammaire
Grammarly
Grammarly est une application gratuite qui aide à supprimer les erreurs dans un texte. Vous pouvez l’utiliser pour vérifier vos lettres, courriels, publications, SMS et autres communications. Il vous aidera aussi à mieux formuler vos phrases en apportant des suggestions d’amélioration. L’application inclut également un outil de vérification de plagiat.
Paiement
Paypal
Paypal peut être un bon moyen de se faire payer quand on est une adjointe virtuelle ou un entrepreneur en ligne. La création d’un compte est gratuite, cependant des frais de transaction seront prélevés.
Vous pouvez créer des factures directement au sein de votre compte Paypal si vous le souhaitez et envoyer des liens de paiement. Dans le compte bancaire du client, la transaction apparaîtra comme un paiement Paypal et lors de la transaction les clients sont redirigés vers le site de Paypal. Ce qui est quand même un inconvénient.
Notez qu’ily a également la possibilité de s’envoyer de l’argent entre comptes Paypal.
Stripe
Stripe est un systeme de paiement en ligne. Cet outil permet également de créer des liens de paiement. Ce qui permet de se faire payer en ligne même sans avoir de site web. Beaucoup plus discret dans son approche, Stripe n’affiche pas son logo et vous pourrez plus facilement faire ressortir votre image de marque. Les clients peuvent payer avec Stripe sans quitter votre site internet, ou en utilisant le lien de paiement que vous leur fournirez.
Le gros avantage de Stripe sur Paypal c’est qu’il s’intègre avec beaucoup d’autres applications que vous aurez peut-être à utiliser un jour. Cette facilité d’ intégration de Stripe permet de créer plus d’automatisations, sans avoir à faire des migrations complexes.
Square
Square fonctionne un peu comme Stripe pour le paiement en ligne, à la différence qu’on peut également se faire payer via Square en présentiel. Il inclut un système de prise de rendez-vous et la synchronisation avec votre agenda. Notez que Square est accessible seulement dans certains pays.
Outils de planification des médias sociaux
La suite Meta Business
Cet outil de Facebook permet de planifier vos publications sur Facebook et Instagram. Il suffit de se rendre dans les outils de publications de votre page Facebook. Vous pouvez également planifier à l’avance les publications de votre groupe directement dans votre groupe.
Later
Later vous permet de planifier, programmer et analyser les performances de vos publications Facebook, Instagram, Pinterest et Twitter. La version gratuite peut suffir pour une adjointe virtuelle.
Hootsuite
Hootsuite est un outil qui permet de publier sur plusieurs plateformes simultanément: Facebook, Twitter, Pinterest, Linkedin et Instagram. La version gratuite permet de connecter jusqu’à 3 profils de médias sociaux et de programmer jusqu’à 30 publications simultanées.
Planification de rendez-vous
Calendly
Calendly permet à vos clients et prospects de prendre facilement rendez-vous avec vous. Que ce soit pour planifier des appels de découverte ou des appels de suivi, la formule gratuite suffit pour débuter.
La fonctionnalité d’intégration du calendrier à votre site web permet à vos prospects de rester sur votre site pendant le processus de prise de rendez-vous et de personnaliser l’apparence de votre calendrier afin qu’elle soit en accord avec votre image de marque.
La version payante de Calendly permet d’accepter les paiements, de rediriger vers une page de confirmation personnalisée et d’envoyer des rappels automatiques.
Setmore
Bienvenue dans l’alternative Calendly que toutes les adjointes virtuelles devraient connaître ! Le logiciel Setmore vous permet d’avoir le bouton RÉSERVER MAINTENANT sur Facebook et Instagram ! La version gratuite permet même d’intégrer les appels vidéos Zoom et de collecter les paiements avec Paypal, Stripe et Square!
Stockage en ligne et partage de fichier
Dropbox
Dropbox est une application qui vous permet de partager et de stocker vos fichiers en ligne. Elle facilite la synchronisation de vos fichiers et vous permet d’y accéder facilement, même depuis votre téléphone intelligent. Vous pouvez partager un lien avec vos clients pour leur donner accès à un fichier ou à un dossier, ce qui évite les envois de pièces jointes volumineuses et les échanges incessants par courrier électronique. Dropbox est hautement sécurisé avec l’authentification en deux étapes.
Avec la formule gratuite, vous aurez accès à 2Go de stockage ce qui est relativement faible et vous amènera à migrer rapidement vers une formule payante.
Avec la version payante, vous pouvez visualiser les fichiers sans les avoir physiquement présents sur votre ordinateur grâce à la fonctionnalité de stockage en ligne. Si vous choisissez de stocker localement, le fichier sera enregistré sur votre disque dur. La formule payante offre également l’historique des fichiers supprimés et la possibilité de les récupérer.À noter que Dropbox est compatible que vous soyez sur Mac ou PC.
Google Drive
Google Drive est également un outil de stockage. La formule gratuite donne accès à 15Go de stockage ce qui est tout de même conséquent! Elle inclut des fonctionnalités d’échanges de fichiers et de partages et beaucoup d’outils bureautiques. Vous pouvez partager des dossiers et des fichiers avec d’autres collaborateurs via des invitations par courriel ou des liens. Par contre, seul un mot de passe est requis pour se connecter à l’ensemble des services : Gmail, Google Docs, Google Maps, etc. Ce qui le rend moins sécuritaire que ses concurrents Dropbox et OneDrive.
Vous pouvez tout à fait utiliser les deux selon les besoins.
OneDrive
Onedrive télécharge automatiquement chaque fichier de votre ordinateur dans le cloud, et si vous utilisez OneDrive sur plusieurs appareils, chaque modification que vous apportez à chaque fichier sera automatiquement synchronisée sur chaque appareil. Cela signifie que vous pouvez accéder à distance à votre contenu sur tous vos appareils sans les avoir avec vous, ce qui est plutôt cool. De même, File On-Demand et Personal Vault sont également d’excellentes fonctionnalités. Et la sécurité est au rendez-vous avec l’authentification en deux étapes.
Suivi du temps
Toggl
Toggl est un outil gratuit de suivi du temps très pratique pour le télétravail et les adjointes virtuelles qui fonctionnent avec des banques d’heures ou des tarifs horaires. Il est accessible sur différents appareils.
Everhour
Everhour est un logiciel de suivi du temps qui s’intègre facilement avec les logiciels Asana ou Trello, ce qui simplifie la tâche pour faire vos budgets et votre facturation de clients.
Et vous quels outils aimez-vous utiliser?
