Taux horaire pour une adjointe virtuelle: comment bien le calculer?

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Aucune adjointe virtuelle ne peut éviter l’épineuse question de la tarification. Bien choisir son taux horaire d’adjointe virtuelle est une des étapes les plus cruciales pour garantir sa stabilité financière et émotionnelle. Voici six règles pour vous aider à calculer votre tarif idéal.

Règle 1 : Ne jamais viser un taux horaire plus bas que tous vos concurrents

Quand on débute en tant qu’adjointe virtuelle, cela peut être tentant de donner le taux horaire le plus bas afin de l’utiliser comme avantage concurrentiel. En faisant cela, nul doute que vous attirerez des clients, parfois assez rapidement, mais il y a un gros MAIS.

Un taux horaire trop bas (25$ et moins) vient avec beaucoup d’inconvénients! Tout d’abord, vous aurez beaucoup de difficulté à dégager un revenu suffisant. Il vous faudra un très grand nombre de clients et d’heures de travail pour atteindre un revenu raisonnable. Cela signifie aussi sacrifier vos vacances, votre temps en famille, vos heures de sommeil – et au passage votre motivation – tout en offrant une piètre qualité de service . Vous risquez de voir vos revenus complètement avalés par les charges.

Par ailleurs, en vous positionnant comme la moins chère, vous attiterez à vous des clients qui privilégient le prix sur la qualité. Avec ce type de clients, il vous sera difficile d’augmenter vos tarifs plus tard car ce type de clients attache plus d’importance au prix et a tendance à négliger la valeur de votre temps et de votre travail. Vous risquez donc de perdre des contrats et de devoir tout reprendre à zéro avec une nouvelle catégorie de clients plus sensible à l’excellence qu’au prix.

Un taux horaire trop bas a également pour effet de nuire à l’image de la profession d’adjointe virtuelle. C’est toute la profession qui serait tirée vers le bas! On ne peut pas non plus charger le prix d’une autre personne ou en inventer un.

Règle 2 : Tenir compte de vos dépenses dans le calcul de votre taux horaire

Vous avez peur que votre taux horaire soit perçu comme trop élevé? Ne vous laissez pas avoir par le célèbre syndrôme de l’imposteur! Sachez que pour les entreprises qui recourent à des adjointes, les économies bien réelles par rapport à l’embauche d’une personne à temps plein ou à temps partiel. En fait, ce n’est pas l’entreprise mais plutôt l’adjointe virtuelle qui porte sur ses épaules certaines dépenses associées à l’embauche d’un salarié :

  • Assurances et autres avantages sociaux
  • Transport et frais de déplacement
  • Épargne retraite
  • Loyer ou espace de travail
  • Vacances et congés (mais aussi les heures de gestion d’entreprise que vous ne pourrez facturer)
  • Matériel et équipements
  • Formations pour actualiser vos compétences
  • Obligations fiscales
  •  Fournitures de bureau (papier, cartouches d’encre, chemises, etc.)
  • Téléphone, Internet. 
  • Publicité et marketing: Tout ce que vous faites pour assurer votre visibilité. 
  • Taxe d’affaires, droits, permis, cotisations professionnelles. 
  • Formation: Si vous devez mettre à jour régulièrement vos compétences parce que votre activité ou les outils utilisés évoluent souvent
  • Voyage professionnels (si applicable)
  • Événements de réseautage: transport, inscription,etc.
  • Honoraires, consultations.
  • Frais d’entretien et de réparations. 
  • Assurances liées au travail, comme l’assurance erreurs et omissions, par exemple

Vous devez considérer toutes ces dépenses dans le calcul de votre taux horaire.

Règle 3 : Tenir compte des heures non facturables

En plus des dépenses liées à votre activité, il y a des heures non facturables à considérer. En effet, en tant qu’adjointe virtuelle, vous n’allez pas seulement travailler pour vos clients. Vous aurez également des tâches à accomplir pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. Or, ces tâches ne sont souvent pas facturables.

Par exemple, vous devrez consacrer un peu de temps chaque semaine pour la gestion de votre site internet, de vos réseaux sociaux, de votre comptabilité, etc. Il y a également le temps consacré à la prospection, à la préparation et au déroulement de vos appels découvertes! Ainsi, si vous voulez dégager des revenus suffisants, vous avez tout intérêt à facturer à en tenir compte.

Règle 4: Tenir compte de votre profil / valeur

Même avec un même taux horaire de base idéal, savez-vous pourquoi le tarif ou montant total facturé varie d’une adjointe virtuelle à une autre? Tout simplement parce que toutes les adjointes virtuelles ne se valent pas!  Il est important de charger un tarif selon sa valeur.

La facture ne sera pas la même selon qu ‘on est une adjointe virtuelle expérimentée ou débutante, à temps plein ou à temps partielle, spécialisée ou polyvalente.

En réalité, vous devez tenir compte également des critères qui augmentent ou diminuent votre valeur, comme:

  • le fait d’être perçu comme plus professionnelle parce que vous avez un  site Web, un bon branding et vous êtes très présent sur les médias sociaux
  • votre expertise / nombre d’années d’expérience = les conseils / idées que vous allez pouvoir apporter du fait d’avoir déjà travaillé sur des projets similaires
  • l’utilisation / l’installation d’un matériel ou outil spécial que peu d’adjointes sont en mesure d’utiliser
  • la production de livrables (comme des rapports par exemple, qui sont des bonus que vous offrez)
  • la spécialisation et l’expérience ou non dans ce service

Règle 5: Calcul simplifié du taux horaire idéal pour une adjointe virtuelle

Quand vous commencez, il peut être difficile d’évaluer avec exactitude le montant des dépenses à prévoir. Pour vous faire rapidement une idée du taux horaire que vous pouvez charger en tant que nouvelle ou future adjointe virtuelle, voici une astuce simple:

Si vous envisagez d’offrir un service similaire à ce que vous faisiez en temps qu’employé, doublez votre taux horaire d’employé. Cela vous permettra de couvrir les dépenses et les heures de travail que vous ne pourrez facturer.

Par exemple, si vous gagniez 20$ de l’heure en tant qu ’employé, vous pouvez charger 40$ de l’heure en tant qu’adjointe virtuelle afin de couvrir vos dépenses et surtout d’avoir un revenu raisonnable.

Après quelques mois, quand vous aurez une estimation réelle de vos dépenses, vous pourrez faire un calcul plus précis, à l’aide de cet outil de calcul du tarif idéal.

En bref, retenez simplement cette formule:

Dépenses annuelles personnelles + Dépenses annuelles d’entreprise ÷ Nombre annuel d’heures facturables travaillées = Taux horaire

Calculateur de taux horaire quebec

Règle 6: Se fixer des objectifs pour valider son tarif idéal

Avoir un tarif horaire, n’est qu ‘un début. Il vous faut aussi penser à ce qui représente un revenu confortable pour vous, au nombre de clients et au nombre d’heures de travail maximum idéal pour vous ! Cela vous permettra de confirmer si votre taux horaire est suffisant pour avoir la qualité de vie que vous espérez.

Par exemple, si vous voulez etre à temps partiel et travailler au total 25h par semaine pour 5 clients en même temps, cela représente un revenu de 4000$ mensuel maximum. Le moyen le plus simple de l’atteindre avec 5 clients serait de leur proposer une offre de base à 800$ /mois. Cela peut être sous forme de banque de temps ou de forfait. L’idéal étant de vous assurer que le taux horaire et le temps de réalisation approximatif des tâches incluses font du sens par rapport à ce tarif.

Dans notre exemple (avec 5 clients), une offre à 800$/ mois et un taux horaire de 40$, pourrait inclure 20 heures de travail par mois (soit 5h par semaine pour chaque client)

Notez que ce nombre d’heures de travail n’inclut pas les heures non facturables.

Règle 7: Revoir votre stratégie quand vous n’atteignez pas vos objectifs

Quand on n’arrive pas à atteindre son objectif en termes de revenus, l’erreur la plus courante est de vouloir baisser son taux horaire. Ne faites pas cette erreur! Baisser son taux horaire ne sera jamais une stratégie gagnante sur le long terme. En réalité, il n’y a que 3 choses qui peuvent vous empêcher d’atteindre votre objectif.

  • Un tarif trop bas pour les raisons que nous avons évoquées plus haut
  • Un mauvais ciblage de clientèle: vous ne ciblez simplement pas les bonnes personnes /entreprises / industries
  • Une offre pas assez claire ou inadaptée: vos prospects ne parviennent pas à comprendre l’utilité de ce que vous offrez ou encore votre offre ne correspond pas aux besoins de la clientèle
  • La mauvaise réputation ou l’absence de crédibilité

Si votre tarif est trop bas, vous devriez utiliser un calculateur de tarif horaire pour corriger le tir. Quand aux autres erreurs, elles peuvent être facilement corrigées, avec quelques ajustements dans votre stratégie.

JESSIE EKILA

Conseillère marketing et communications

 

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À propos de l'auteur

Jessie AWAKOSSA-EKILA, fondatrice, dirigeante de la Fée Virtuelle et formatrice.

Depuis 2019, Jessie est fondatrice et directrice générale de la Fée virtuelle. Elle navigue dans le milieu du marketing et de la communication depuis plus de 10 ans et a donné une dizaine d’ateliers et formations. 

Généreuse et pragmatique,  elle publie régulièrement des contenus originaux et accessibles aux non spécialistes sur lafeevirtuelle.com

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