5 conseils utiles pour protéger les données personnelles de vos clients

Partagez sur vos réseaux:

En tant qu’adjointe virtuelle, vous devez protéger les données personnelles de vos clients. En effet, de nombreuses lois et réglementations, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) en Europe, exigent que les compagnies et les travailleurs autonomes assurent la sécurité des informations personnelles et leur confidentialité. Le fait de prendre des mesures de sécurité appropriées vous permet également de renforcer la confiance de vos clients envers votre entreprise. Dans cet article, je vous explique ce que vous devez savoir sur la protection des données et ce que vous devez faire pour pour prévenir tout accès non autorisé ou toute utilisation abusive de ces données.

Qu’appelle-t-on données personnelles et pourquoi c’est important de les protéger?

Les données personnelles englobent les informations telles que les noms et adresses, ainsi que les autres données fournies par vos clients et partenaires que vous utilisez dans le cadre de votre contrat. En d’autres termes, ce sont les informations de vos clients qui entrent, transitent et sortent de votre entreprise. Ces informations sont sensibles et doivent être traitées avec précaution.

Comment protéger les données personnelles que vous détenez?

Voici quelques mesures pratiques que vous pouvez prendre dès aujourd’hui:

1 – Faites un inventaire des données personnelles à protéger

Créez une liste des données personnelles que vous détenez en tant que travailleur autonome. Dans cette liste, indiquez également:

  • Le type de données dont vous disposez, telles que les noms, les adresses courriels, les identifiants et mots de passe, etc.
  • Comment vous avez obtenu les données (ex: sur des formulaires papier ou via votre site Web).
  • Pourquoi vous avez les données? à quoi vous servent-elles?
  • Combien de temps aurez vous accès aux données ou pendant combien de temps allez-vous les conserver?
  • Si vous partagerez les données.
  • Si les données sont des « données de catégorie spéciale » ou des données sensibles, telles que des informations médicales
  • Comment ils peuvent demander l’accès, la correction ou la suppression de leurs données.

En ayant une telle liste, vous pouvez mieux vous conformer aux lois et éviter d’éventuelles sanctions ou amendes en cas de non-respect. Vous pourrez également savoir quelles données protéger, répondre aux demandes de vos clients en lien avec la sécurité de leurs données et gérer les risques de perte de données.

2 – Informez vos clients et partenaires de votre politique de protection des données personnelles

Vos clients doivent être informés des données personnelles que vous utilisez. Ils doivent savoir si vous partagez leurs données personnelles avec des tiers, et ce que vous comptez faire de leurs données. Pour les informer, vous pouvez leur fournir un document, un lien vers la page de politique de confidentialité de votre site ou inclure une déclaration de confidentialité dans votre contrat.

Si vous utilisez des partenaires ou sous-traitants, assurez-vous également qu’ils connaissent et respectent votre politique de confidentialité des données.

3 – N’exigez pas des données personnelles qui ne sont pas indispensables à la réalisation de votre travail

Rendez facultative la communication des données qui ne sont pas forcément nécessaires à la réalisation de votre mandat. Par exemple, les données que vous utiliserez a des fins de marketing ou de statistiques. Préciser à vos clients que la communication de ces informations n’est pas obligatoire.

4 – Conservez leurs données personnelles seulement le temps nécessaire

Décidez combien de temps vous conserverez les données personnelles que vous collectez. Il est préférable de supprimer ou détruire en toute sécurité les données personnelles dès que vous n’en avez plus besoin. Votre client doit savoir ce que vous ferez de ces données ensuite. Dans votre politique, précisez après combien de temps les données seront mises à jour ou détruites.

5 – Utilisez des moyens raisonnables pour protéger les données personnelles de vos clients

Assurez vous de protéger les données personnelles en mettant en place des mesures de sécurité appropriées au bureau ou à la maison. Voici quelques pistes`:

  • Utilisez des classeurs verrouillables pour stocker tles documents papiers
  • Veillez à verrouiller ou déconnecter les ordinateurs lorsque vous quittez votre bureau
  • Utilisez des clés USB sécurisées (protection par empreinte digitale ou par une carte à puce)
  • Ne laissez jamais votre clé USB sans surveillance
  • Limitez à l’essentiel les données que vous transportez
  • Si vous devez envoyer des informations personnelles, utilisez des moyens sécurisés, tels que le chiffrement ou des canaux sécurisés
  • Prenez soin de vous détruire les documents papier lorsqu’ils ne sont plus nécessaires
  • Cryptez les appareils mobiles qui contiennent des informations sensibles afin de les sécuriser en cas de perte ou de vol.
  • Utilisez des mots de passe forts pour accéder aux données électroniques
  • Effectuez régulièrement des sauvegardes pour prévenir la perte de données en cas de problème technique
  • Mettez vos logiciels à jour. Les mises à jour corrigent souvent des vulnérabilités et améliorent la sécurité globale.

En adoptant toutes ces mesures de sécurité, vous contribuez à protéger les données personnelles contre tout accès ou utilisation non autorisés, et vous assurez ainsi la confidentialité et l’intégrité des informations que vous traitez en tant qu’adjointe virtuelle.


À propos de l'auteur

Jessie AWAKOSSA-EKILA, fondatrice, dirigeante de la Fée Virtuelle et formatrice.

Depuis 2019, Jessie est fondatrice et directrice générale de la Fée virtuelle. Elle navigue dans le milieu du marketing et de la communication depuis plus de 10 ans et a donné une dizaine d’ateliers et formations. 

Généreuse et pragmatique,  elle publie régulièrement des contenus originaux et accessibles aux non spécialistes sur lafeevirtuelle.com

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Des ressources utiles

Visitez notre page de ressources pour télécharger notre excellente liste de ressources !

Restez connecté avec des nouvelles et des mises à jour!

Rejoignez notre liste de diffusion pour recevoir les dernières nouvelles et mises à jour. 

Panier

Enregistrez votre panier pour plus tard

Saisissez vos coordonnées ci-dessous pour enregistrer votre panier d’achat pour plus tard. Et qui sait, peut-être que nous vous enverrons même un doux code de remise :)

Retour en haut

S'abonner au blog

Apprenez-en plus sur la profession d’adjointe virtuelle et les astuces pour réussir dans ce domaine.