Profession d’adjointe virtuelle: Les aspects juridiques

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La profession d’adjointe virtuelle (AV) est de plus en plus en vogue à travers le Québec. De plus en plus de professionnels choisissent de lancer leur propre entreprise et travailler de manière indépendante. Cependant, cette autonomie comporte également des responsabilités juridiques et des obligations légales auxquelles les travailleurs autonomes doivent se conformer. Dans cet article, nous explorerons les aspects juridiques liés aux travailleurs autonomes et, plus spécifiquement, aux adjointes virtuelles.

Statut de travailleur autonome

Au Québec, le statut de travailleur autonome implique que la personne exerce son activité de manière indépendante. Contrairement à un employé, elle ne doit pas être sous le contrôle direct du client pour lequel elle travaille.

Elle est considérée comme un prestataire de services indépendant plutôt qu’un employé de l’entreprise cliente. Ce qui signifie qu’elle doit avoir la liberté de choisir ses clients. Elle doit également pouvoir définir librement ses horaires de travail, même s’il peut y avoir des contraintes liées à la nature du travail.

Elle possède ses propres outils, équipements et ressources pour accomplir son travail. L’entreprise cliente ne devrait pas fournir ces éléments. C’est essentiel de bien définir tous ces principes dans les contrats et les accords.

Enregistrement et permis

Au Québec, de nombreuses adjointes virtuelles peuvent exercer leur activité de soutien administratif sans exigence de permis ou licence spécifique. Cependant, il y a des domaines ou des spécialités où des licences ou des autorisations particulières peuvent être nécessaires. En voici quelques exemples:

  1. Comptabilité : Les services comptables, de tenue de livres ou de fiscalité, peuvent nécessiter une licence ou une certification de comptabilité, telle que le titre de CPA (Comptable Professionnel Agréé).
  2. Services juridiques: Les services de soutien administratif ou de recherche juridique peuvent nécessiter une licence ou une autorisation dans certains cas
  3. Services immobiliers: Les services de gestion immobilière ou de courtage immobilier peuvent être soumis à des exigences de licence liées aux lois sur l’immobilier.
  4. Services de santé: Les services liés à la santé ou à la médecine peuvent nécessiter des licences ou des certifications professionnelles.
  5. Traduction: Des services de traduction et d’interprétation peuvent nécessiter une certification ou une adhésion à une association professionnelle.
  6. Courtage en assurances ou en valeurs mobilières: l’AVpourrait être soumise à des exigences de licence ou d’inscription auprès des organismes de réglementation.
  7. Services liés à l’éducation : Dans le domaine des services de tutorat, de formation ou de conseil en éducation, il peut y avoir des exigences de certification.

Il est essentiel de se conformer aux réglementations pour éviter d’éventuelles amendes ou sanctions.

Fiscalité

La fiscalité est un aspect essentiel du travail autonome. En tant que travailleuses autonomes au Québec, les AV sont responsables du paiement de leurs propres impôts sur le revenu et des cotisations sociales.

Elles doivent tenir des registres précis de leurs revenus et de leurs dépenses pour remplir leurs déclarations fiscales. Il est important de tenir des registres précis, car ces informations sont nécessaires pour remplir les déclarations fiscales.

Contrats et accords

Les adjointes virtuelles doivent souvent établir des contrats écrits avec leurs clients pour définir les modalités de la prestation de services. Le contrat doit notamment inclure les tarifs, les délais, les livrables et les conditions de paiement. Il est recommandé de consulter un avocat pour la rédaction de contrats solides qui protègent les intérêts de toutes les parties impliquées.

Normes du travail

Les travailleurs autonomes ne sont généralement pas assujettis aux normes du travail régissant les employés salariés. Cependant, certaines lois, comme la Loi sur les normes du travail, peuvent s’appliquer à la profession d’adjointe virtuelle dans certaines circonstances. Par exemple, si le travail est effectué dans le cadre d’une relation de sous-traitance.

Propriété intellectuelle

Les questions de propriété intellectuelle peuvent se poser lorsqu’une adjointe virtuelle crée du contenu ou des produits pour un client. Il est important de clarifier les droits de propriété intellectuelle dans le contrat, notamment la propriété des droits d’auteur. Cela permet d’éviter un litige sur la propriété des œuvres créées.

Confidentialité et protection des données

Au Québec, la loi 25, qui entrée en vigueur en septembre 2022, concerne la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Pour les travailleurs autonomes également, elle a un impact dans la gestion des activités numériques et de communication. Il faut s’ajuster à ces nouvelles mesures qui visent à respecter l’intégrité des données personnelles des clients.

Quelques conseils utiles pour vous aider à vous conformer à ses restrictions :

  • Pour les CRM et infolettres, utilisez des plateformes sécuritaires. Privilégiez les plateformes locales car elles respectent généralement les réglementations du Québec en matière de confidentialité.
  • Réduisez le stockage de données sur des fichiers tels que Excel, CSV, etc.
  • Indiquez clairement vos politiques lors des extractions et manipulations de données.
  • Privilégiez les consentements exprès 
  • Encouragez l’authentification à deux facteurs.

Vous trouverez plus de conseils à ce sujet dans cet article.

Assurance

Il est recommandé de souscrire à des assurances professionnelles pour se protéger en cas de litiges ou de réclamations. Les types d’assurance varient en fonction de l’activité. Mais généralement, il s’agit d’ une assurance responsabilité civile professionnelle.

Droits des travailleurs autonomes

Au Québec, des lois protégent les droits des travailleurs autonomes, notamment en ce qui concerne les contrats abusifs ou déloyaux. Les travailleurs autonomes ont également des droits à des paiements équitables. Il est essentiel de connaître les droits qui s’appliquent à sa profession.

Conclusion

La profession d’adjointe virtuelle offre de nombreuses opportunités, mais il comporte également des responsabilités juridiques et des obligations légales. Il est essentiel pour les travailleurs autonomes de se familiariser avec les lois et règlements qui s’appliquent à leur activité. En prenant ces mesures, les travailleurs autonomes peuvent s’assurer de rester en conformité avec la loi.

Les informations présentées dans cet article sont données à titre informatif. Elles ne substituent en aucun cas les conseils d’un professionnel du droit ou de la comptabilité. Nous vous recommandons de consulter un professionnel en cas de besoin.

JESSIE EKILA

Auteure de Adjointe virtuelle et Libre

Coach et mentor pour adjointe virtuelle

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À propos de l'auteur

  • Coach et mentor pour adjointe virtuelle
  • Auteure de Adjointe virtuelle et Libre
  • Généreuse et pragmatique,  elle publie régulièrement des contenus experts sur lafeevirtuelle.com

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