FAQ - Questions fréquentes

Une adjointe virtuelle, également connue sous le nom d’assistante virtuelle ou de secrétaire virtuelle, est une personne qui fournit des services administratifs et de soutien à distance, en utilisant principalement des outils de communication en ligne et des logiciels de productivité. Contrairement à une assistante traditionnelle qui travaille physiquement dans un bureau, une adjointe virtuelle effectue ses tâches à distance, généralement depuis son domicile ou un espace de travail personnel.

Les adjointes virtuelles sont hautement qualifiées et offrent une gamme de services administratifs, tels que la gestion des e-mails, la planification des rendez-vous, la gestion de l’agenda, la coordination des voyages, la préparation de documents, la recherche en ligne, la gestion des réseaux sociaux, la gestion des bases de données, la transcription, la traduction, la tenue de livres et bien plus encore.

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Contrairement à une adjointe administrative traditionnelle qui travaille physiquement dans un bureau, une adjointe virtuelle effectue ses tâches à distance, généralement depuis son domicile ou un espace de travail personnel.

Une adjointe virtuelle peut travailler de manière indépendante en tant qu’entrepreneure, contrairement aux adjointes administratives qui sont embauchées par des employeurs.

Pour devenir une adjointe virtuelle, voici quelques étapes à suivre :

  1. Acquérir les compétences nécessaires : Assurez-vous d’avoir les compétences requises pour exercer en tant qu’adjointe virtuelle. Cela comprend des compétences en communication, en gestion du temps, en organisation, en maîtrise des outils informatiques et logiciels courants, ainsi que des compétences spécifiques liées aux tâches administratives et à l’entrepreneuriat.

  2. Définir vos services : Déterminez les services que vous souhaitez proposer en tant qu’adjointe virtuelle. Il peut s’agir de gestion des emails, de planification des rendez-vous, de gestion des médias sociaux, de rédaction de documents, de tenue de livres, etc. Identifiez vos forces et vos intérêts pour offrir des services de haute qualité dans ces domaines.

  3. Mettre en place une infrastructure de travail : Préparez votre environnement de travail virtuel. Assurez-vous d’avoir un ordinateur fiable, une connexion Internet rapide et stable, ainsi que les logiciels et outils nécessaires pour effectuer vos tâches efficacement. Cela peut inclure des logiciels de gestion de projet, des outils de communication en ligne, des logiciels de bureautique, etc.

  4. Créer une présence en ligne : Établissez une présence en ligne professionnelle en créant un site web ou un profil sur des plateformes professionnelles. Présentez vos services, votre expérience, vos compétences et mettez en valeur les avantages que vous pouvez offrir en tant qu’adjointe virtuelle. Utilisez également les médias sociaux pour promouvoir vos services et interagir avec d’autres professionnels.

  5. Développer un réseau professionnel : Impliquez-vous dans des groupes et des communautés en ligne où vous pouvez rencontrer d’autres professionnels et clients potentiels. Établissez des relations et partagez vos connaissances et votre expertise. Le réseautage peut vous aider à trouver des opportunités de collaboration et à vous faire connaître en tant qu’adjointe virtuelle.

  6. Trouver des clients : Recherchez des opportunités de travail en tant qu’adjointe virtuelle en utilisant des plateformes de freelane, des sites d’emploi, des groupes professionnels en ligne, ou en approchant directement des entreprises ou des entrepreneurs qui pourraient avoir besoin de vos services. Présentez-vous de manière professionnelle et mettez en avant les avantages que vous pouvez apporter à leurs activités.

  7. Offrir un excellent service : Lorsque vous commencez à travailler avec des clients, assurez-vous de fournir un service de haute qualité. Respectez les délais, communiquez de manière efficace, soyez réactive et apportez une réelle valeur ajoutée à vos clients. La satisfaction des clients peut vous aider à obtenir des recommandations et à développer votre réputation professionnelle.

De nombreuses entreprises peuvent bénéficier des services d’une adjointe virtuelle. Voici quelques exemples de ceux qui pourraient avoir besoin des services d’une adjointe virtuelle :

  1. Entrepreneurs et travailleurs indépendants : Les entrepreneurs et les travailleurs indépendants débordés font appel aux adjointes virtuelles pour les aider à gérer leurs tâches administratives, telles que la gestion des emails, la planification des rendez-vous, la préparation de documents, la gestion des médias sociaux, etc. Cela leur permet de se concentrer sur leurs activités principales. C’est aussi le cas lorsqu’ils  aspirent à entreprendre de nouvelles activités (événements, lancements, etc.).

  2. Petites entreprises : Les petites entreprises peuvent faire appel à une adjointe virtuelle pour gérer des activités qui ne nécessitent pas leur présence physique dans les locaux de l’entreprise. Par exemple, la gestion des appels,  la gestion d’agenda, la prospection, etc.

  3. Professionnels occupés : Les professionnels tels que les avocats, les médecins, les consultants, les coachs ou les agents immobiliers peuvent déléguer certaines tâches à une adjointe virtuelle afin de gagner du temps et de se concentrer pleinement sur les domaines où ils excellent.

  4. Entreprises en croissance : Les entreprises en croissance peuvent avoir besoin d’une adjointe virtuelle pour les aider à gérer l’augmentation de leur charge de travail, sans avoir à embaucher du personnel supplémentaire de manière permanente. Une adjointe virtuelle peut fournir un soutien administratif flexible et évolutif.

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Pour les propriétaires d’entreprise, il y a certainement des avantages à embaucher une adjointe virtuelle indépendante au lieu d’un employé à temps partiel ou à temps plein. L’avantage de faire appel à une adjointe virtuelle est qu’elle offre une assistance professionnelle et flexible sans nécessiter d’espace de bureau supplémentaire ni d’engagement à long terme.  Les entreprises peuvent déléguer leurs tâches administratives et  gagner du temps pour se concentrer sur leurs activités principales. De plus, les entreprises qui travaillent avec des adjointes virtuelles n’ont pas pas à supporter le coût ou le temps nécessaire à l’intégrarion (et souvent à la formation) d’un nouvel employé. Ils n’ont pas non plus à s’inquiéter de toute une série de dépenses et de responsabilités supplémentaires qui accompagnent généralement l’embauche d’un employé.

Il est recommandé de solliciter l’aide d’une adjointe virtuelle bien avant que des urgences ne surviennent au sein de l’entreprise. Par exemple, lui confier la gestion comptable peut l’immerger dans les opérations de l’entreprise, la préparant ainsi à des responsabilités plus sensibles à l’avenir.

Bien qu’il y ait de nombreux avantages à faire appel à une adjointe virtuelle, il existe également quelques inconvénients potentiels à prendre en compte. Voici quelques-uns des inconvénients possibles :

  • Communication à distance : Cela peut parfois entraîner des malentendus ou une communication moins fluide par rapport à une interaction en personne.

  • Dépendance technologique : Le travail avec une adjointe virtuelle nécessite une dépendance accrue à la technologie et aux outils en ligne tels que les logiciels de gestion de projet, les plateformes de communication et le partage de fichiers. Si ces outils rencontrent des problèmes techniques ou si vous rencontrez des difficultés à les utiliser, cela peut entraîner des perturbations dans la collaboration.

  • Confiance et sécurité : Lorsque vous engagez une adjointe virtuelle, vous devez partager des informations confidentielles et sensibles sur votre entreprise. Il est essentiel de veiller à ce que la personne choisie soit digne de confiance et dispose des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données.

  • Difficulté à établir une relation personnelle : L’absence d’interactions en face à face peut rendre plus difficile la création d’une relation de confiance et de compréhension mutuelle.

  • Difficulté à superviser et à contrôler le travail :Il peut être plus difficile de suivre les progrès, de donner des retours en temps réel et de s’assurer que les tâches sont effectuées conformément à vos attentes.

Certaines de ces limitations peuvent être atténuées par une communication claire, une planification efficace et une sélection minutieuse de l’adjointe virtuelle qui correspond le mieux à vos besoins.

Le salaire d’une assistante virtuelle au Québec peut varier en fonction de plusieurs facteurs tels que l’expérience, les compétences, le domaine d’expertise, la province et les objectifs personnels. Vous trouverez de explications, conseils, statistiques et exemples concernant le salaire des adjointes virtuelles ici:

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Comment choisir le bon type de tarification

Pour les adjointes virtuelles, comme pour d’autres types d’entrepreneurs, il est important de diversifier les stratégies et sources de clients.

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  1. Avant de commencer à recruter, identifiez clairement les tâches et responsabilités que vous souhaitez déléguer à votre adjointe virtuelle. Cela vous aidera à cibler les compétences et les qualifications nécessaires.
  2. Créez ensuite une description de poste détaillée qui décrit les responsabilités, les compétences requises, les qualifications souhaitées et les attentes pour le rôle d’adjointe virtuelle.
  3. Déposez votre annonce ici en indiquant votre budget approximatif et le délai pour candidater.
  4. Vous recevrez des offres de services / des soumissions. Analysez attentivement les différentes propositions puis planifiez des appels découvertes avec les profils qui vous intéressent.
  5. Une fois la sélection terminée, un contrat sera signé pour fixer les termes de votre collaboration.

À noter que si l’adjointe virtuelle est indépendante, c’est elle qui fixe ses horaires, son tarif et ses conditions de travail dans un contrat.

Pour établir une collaboration efficace avec une assistante virtuelle, voici quelques étapes clés à suivre :

  1. Définissez dès le départ les canaux de communication à utiliser, que ce soit par e-mail, par messagerie instantanée, par téléphone ou par le biais d’une plateforme de collaboration en ligne. 

  2. Communiquez clairement vos objectifs, vos attentes et les résultats attendus pour chaque tâche ou projet. Soyez précis sur les délais, les priorités et les standards de qualité. 

  3. Clarifiez les tâches et les responsabilités de votre assistante virtuelle. Décrivez en détail ce que vous attendez d’elle, les livrables spécifiques, les processus à suivre et les exigences particulières. Assurez-vous qu’elle comprend bien ses responsabilités et qu’elle dispose des ressources nécessaires pour les accomplir.

  4. Si nécessaire, prévoyez une période de formation ou d’orientation pour familiariser votre assistante virtuelle avec votre entreprise, vos outils, vos procédures et vos attentes. 

  5. Planifiez des réunions ou des appels réguliers pour faire le point sur l’avancement des tâches, répondre aux questions et discuter des problèmes éventuels.

  6. Établissez des mécanismes de suivi et d’évaluation pour évaluer la performance de votre assistante virtuelle. Donnez-lui un retour d’information constructif et encouragez-la à vous donner son avis sur la collaboration.

  7. Confidentialité et sécurité des données : Assurez-vous que votre assistante virtuelle comprend et respecte les politiques de confidentialité de votre entreprise. Si nécessaire, établissez des accords de confidentialité  pour protéger les informations sensibles.

  8. Célébrez les réussites, exprimez votre gratitude et récompensez ses efforts, que ce soit par des témoignages clients positifs ou des références.

 

Oui, il existe des formations au Québec pour devenir adjointe virtuelle polyvalente ou spécialisée.

Vous pouvez consulter ici la liste des formations répertoriées sur notre site. 

Ces formations fournissent les compétences et les connaissances nécessaires pour exercer ce rôle de manière efficace. Voici quelques options de formations disponibles au Québec :

  1. Formations en ligne : Il existe des plateformes en ligne qui proposent des programmes de formation spécifiquement conçus pour les adjointes virtuelles. Ces formations peuvent couvrir des sujets tels que la gestion des tâches administratives, la communication virtuelle, la gestion de projet, les outils technologiques, etc. Certains exemples de plateformes de formation en ligne incluent Udemy, LinkedIn Learning, et Coursera.

  2. Organismes de formation professionnelle : Des organismes de formation professionnelle au Québec offrent des programmes de formation pour les adjointes virtuelles. Ils peuvent proposer des cours en classe ou des formations en ligne. Ces formations peuvent aborder divers aspects tels que l’organisation du travail virtuel, les compétences en communication, la gestion des clients, etc. Vous pouvez vous renseigner auprès d’organismes comme le Centre de formation continue des associations du réseau collégial (Cégep), les centres de formation professionnelle, et les écoles spécialisées en secrétariat ou en administration.

  3. Formations spécifiques à l’entrepreneuriat : Certaines formations se concentrent spécifiquement sur les compétences nécessaires pour gérer une entreprise en tant qu’adjointe virtuelle indépendante. Elles peuvent aborder des sujets tels que le marketing en ligne, la gestion des finances, la prospection de clients, etc. Vous pouvez vous renseigner auprès d’organismes tels que la Chambre de commerce et d’industrie du Québec (CCIQ), les associations professionnelles, ou les programmes d’accompagnement pour les entrepreneurs.

  4. Formations spécialisées: Il existe des formations pour vous spécialiser dans certains domaines de l’assistanat virtuelle, comme  la comptabilité, la gestion des réseaux sociaux, le montage de demandes de subvention, etc. Toutes ces compétences spécifiques sont très recherchées par les entreprises.

Il est recommandé de faire des recherches approfondies sur les différentes options de formations disponibles, de comparer les programmes, les coûts, les certifications éventuelles, et de prendre en compte vos objectifs et vos besoins spécifiques avant de choisir une formation. Vous pouvez également consulter les témoignages ou les avis d’anciens étudiants pour vous aider à prendre une décision éclairée.

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Il existe quelques livres francophones qui traitent de la profession d’adjointe virtuelle et offrent des conseils pratiques, des connaissances professionnelles et des perspectives sur ce domaine. Voici quelques titres populaires sur Amazon :

Ces livres peuvent vous donner des informations précieuses sur la profession d’adjointe virtuelle, les compétences requises, les stratégies de marketing, la gestion des clients et bien d’autres aspects importants. Il est recommandé de les lire pour approfondir vos connaissances et vous préparer à réussir en tant qu’adjointe virtuelle.

Pour travailler comme adjointe virtuelle, vous aurez besoin des équipements suivants :

  1. Un ordinateur : Il est recommandé d’avoir un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable avec une configuration suffisante pour exécuter les logiciels et les applications nécessaires à votre travail. Assurez-vous d’avoir une connexion Internet stable et rapide pour communiquer et accéder aux ressources en ligne.

  2. Logiciels et applications : Selon les besoins de votre travail, vous devrez utiliser différents logiciels et applications. Cela peut inclure des outils de gestion de tâches et de projets tels que Trello, Asana ou Monday.com, un services comme Google Drive ou Dropbox pour stocker et partager des fichiers avec vos clients, un outil de suivi du temps comme Toggl ou RescueTime pour bien enregistrer vos heures de travail., des applications de communication comme Teams, Google Meet ou Zoom pour interagir avec vos clients et collaborateurs, des suites bureautiques comme Microsoft Office  pour la création de documents, des logiciels de comptabilité comme QuickBooks ou FreshBooks pour bien gérer vos finances, etc. 

  3. Casque d’écoute avec microphone : Un casque d’écoute avec un microphone de qualité peut être utile pour les appels téléphoniques, les réunions en ligne et les enregistrements audio. Cela vous permet d’avoir une meilleure qualité audio et de réduire les bruits environnants indésirables lors des conversations.

  4. Service de téléphonie : Si vous prévoyez de fournir un service de réception d’appels téléphoniques pour vos clients, vous aurez besoin d’un service de téléphonie, qu’il s’agisse d’un téléphone fixe traditionnel, d’un téléphone VoIP ou d’une application logicielle qui vous permet de recevoir et de passer des appels via Internet.

  5. Scanner/imprimante : Bien qu’une grande partie du travail d’une adjointe virtuelle puisse être effectuée de manière électronique, il peut y avoir des situations où vous devez numériser des documents ou imprimer des documents importants. Dans ce cas, un scanner/imprimante peut être utile.

  6. Solution de sauvegarde des données : Il est important de mettre en place une solution de sauvegarde régulière de vos données pour éviter toute perte d’informations importantes. Cela peut être un disque dur externe, un service de stockage en ligne (cloud) ou une combinaison des deux.

  7. Bureau ergonomique : Puisque vous passerez probablement de nombreuses heures devant votre ordinateur, il est important de disposer d’un espace de travail ergonomique. Un bureau confortable, une chaise de bureau réglable et un bon éclairage sont essentiels pour maintenir votre confort et votre productivité.

Les besoins en équipement peuvent varier en fonction des services que vous proposez en tant qu’adjointe virtuelle. Pour  connaître les meilleurs outils gratuits pour le télétravail, cliquez ici

Le site lafeevirtuelle.com est le 1er site de ressources dédiées aux adjointes virtuelles au Québec. Dans l’onglet Ressources du menu, vous trouverez de nombreux  outils pratiques et modèles de document pour les adjointes virtuelles.

Pour en savoir plus sur l’élaboration de votre plan marketing, lisez cet article 

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La profession d’adjointe virtuelle offre de nombreuses opportunités, mais il comporte également des responsabilités juridiques et des obligations légales.  

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