Comment faire une soumission convaincante?

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Dans le monde des adjointes virtuelles, une des questions que l’on me pose souvent est sans doute celle-ci : “Comment faire une bonne soumission ?”. En effet, face à une première demande de devis, on peut se sentir un peu confus sur ce qu’il faut inclure. Dans cet article, nous allons donc parler des bonnes pratiques pour soumissionner en tant qu’adjointe virtuelle.

Les préalables pour soumissionner

Lorsque le client ne fournit pas suffisamment de détails, la première étape consiste d’abord à chercher à obtenir autant d’informations que possible. Cela peut se faire de différentes manières:

  • en planifiant un appel découverte: on se munira d’une liste de questions préparées spécifiquement pour clarifier les attentes du client
  • en répondant promptement à son courriel avec des questions ciblées visant à éclaircir tous les aspects du projet.

L’objectif est de recueillir des détails précis afin de pouvoir formuler une proposition qui reflète fidèlement les besoins du client, avec des estimations de coûts et de délais réalistes. Cette démarche proactive permet d’éviter les malentendus et les erreurs d’estimation. Elle démontre également un engagement envers la satisfaction du client.

Les questions à poser au client

Voici des questions de base qui pourraient s’appliquer à la plupart des mandats:

  1. Quelle est l’activité et quel est le public cible de son entreprise? Quels sont les produits /services offerts?
  2. Quel est son objectif ?
  3. Qui utilisera au final le service offert ?
  4. Quelles sont ses attentes / exigences du projet?
  5. Quelles sont les tâches à accomplir ?
  6. Quand souhaite-t-il commencer ?
  7. Quelles sont les préférences du client ?
  8. Y a -t-il des coûts particuliers à prévoir, à avancer ?
  9. Y a-t-il des déplacements à prévoir?
  10. Quel est son budget ?

Vous pourriez avoir d’autres questions plus spécifiques selon votre domaine et la nature du projet.

La soumission


Voici les éléments clés à inclure dans votre soumission :

  1. Introduction: Présentez-vous brièvement et exprimez votre intérêt pour le projet. Incluez des salutations personnalisées pour établir une connexion avec le client potentiel.
  2. Compréhension des besoins: Résumez les besoins du client tels qu’ils ont été discutés ou présentés dans son annonce. Montrez que vous avez une compréhension claire des tâches à accomplir et des résultats attendus.
  3. Services proposés: Détaillez les services que vous proposez d’offrir en tant qu’adjointe virtuelle. Cela peut inclure la gestion de l’agenda, la coordination des réunions, la gestion des courriels, la préparation de documents, la gestion des bases de données, etc.
  4. Méthodologie de travail: Décrivez votre approche de travail, y compris la communication avec le client, la gestion des tâches et des délais, ainsi que les outils que vous utilisez pour assurer une collaboration efficace à distance.
  5. Expérience pertinente: Mettez en avant votre expérience passée en tant qu’adjointe virtuelle ou dans des rôles similaires. Incluez des exemples de projets réussis ou des témoignages de clients satisfaits, le cas échéant.
  6. Tarification: Proposez une tarification claire et transparente pour vos services. Cela peut être un tarif horaire, un forfait mensuel ou une tarification basée sur le projet, selon ce qui convient le mieux à vos besoins et à ceux du client.
  7. Conditions générales: Incluez des informations sur les modalités de paiement, les conditions d’annulation, la confidentialité des données et toute autre condition importante à prendre en compte dans la relation professionnelle.
  8. Coordonnées et appel à l’action: Terminez par vos coordonnées complètes et invitez le client à signer ou à vous contacter pour toute question supplémentaire concernant votre soumission.

Modèle de soumission

En résumé, une bonne soumission doit démontrer une compréhension approfondie des besoins du client, présenter clairement les services proposés, mettre en valeur votre expérience et offrir une tarification claire. Pour gagner du temps lors de votre prochaine soumission, téléchargez notre modèle 100% personnalisable.

JESSIE EKILA

Conseillère marketing et communications

 

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À propos de l'auteur

Jessie AWAKOSSA-EKILA, fondatrice, dirigeante de la Fée Virtuelle et formatrice.

Depuis 2019, Jessie est fondatrice et directrice générale de la Fée virtuelle. Elle navigue dans le milieu du marketing et de la communication depuis plus de 10 ans et a donné une dizaine d’ateliers et formations. 

Généreuse et pragmatique,  elle publie régulièrement des contenus originaux et accessibles aux non spécialistes sur lafeevirtuelle.com

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