Comment devenir adjointe virtuelle: Le guide complet

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Avec l’essor du travail à distance, il n’y a jamais eu de meilleur moment pour se lancer en tant qu’assistante virtuelle. Si la profession d’adjointe virtuelle vous intéresse, vous vous demandez peut être par où commencer pour se lancer. Voici comment devenir adjointe virtuelle, que ce soit à votre compte ou au au sein d’une agence. Il y a plein d’affaires à considérer et nous allons rendre tout cela le plus simple possible.

Comment devenir adjointe virtuelle?

Il y a plusieurs étapes que vous pouvez suivre pour vous lancer comme adjointe virtuelle. Mais gardez à l’esprit que votre objectif principal est de promouvoir et de présenter vos services le plus rapidement possible. L’acquisition de clients et la génération de revenus doivent toujours rester au sommet de votre liste de priorités. Voici quelques étapes importantes pour bâtir votre entreprise:

1- Faire l’inventaire de vos compétences personnelles et professionnelles

Quelles compétences possédez vous actuellement? Qu’est-ce que vous aimez le plus faire? Qu’est-ce qui est facile pour vous ? Si vous avez déjà travaillé, vous possédez des compétences que vous pouvez offrir sous forme de services professionnels.

Pour cela, le plus simple est de réaliser un inventaire de vos compétences susceptibles de répondre aux besoins des entreprises. Vous pouvez vous aider sur cet article qui explique comment identifier vos compétences et vos points forts, en toute objectivité.

La polyvalence est un atout dans ce milieu! Il est courant que les PME recherchent une personne capable de gérer aussi bien les tâches administratives, que la petite comptabilité et les réseaux sociaux!

2- Trouver une niche rentable

Êtes-vous familier ou avez-vous une préférence pour un type d’entreprise en particulier ? La niche n’est pas forcément un secteur d’activité, elle peut englober plusieurs secteurs! Par exemple, votre niche peut rassembler des entreprises qui ont des valeurs communes (ex: entrepreneurs passionnés, entreprises éthiques), des besoins similaires, un même mode de fonctionnement ou une même cible de clientèle.

Il est important de cibler des types d’entreprises qui vous passionnent et surtout qui sont en croissance. Cet article sur les étapes pour savoir quels types d’entreprises cibler vous aidera à clarifier votre clientèle cible. Dès lors qu’on exclut des types d’entreprises, c’est qu’on est plus ou moins niché.

Sans une niche bien déterminée, la clientèle va être extrêmement difficile à trouver! En effet, l’idée de niche a été créée pour se concentrer sur les marchés où on a le plus de chances d’obtenir des mandats rapidement. Notamment en raison de votre connaissance ou expérience dans le domaine, ou de vos valeurs communes, qui feront de nous un candidat idéal.

Et bien sûr le but de se nicher est aussi d’aller là ou il y a vraiment de la demande ou des opportunités, plutôt que d’aller ou c’est plus difficile dès le départ.

Pour connaître les besoins du marché, téléchargez notre liste des niches les plus rentables.

Même si vous ne vous considérez pas comme expert dans votre domaine, vous pouvez commencer à offrir vos services. En effet, vos compétences est appelée à évoluer avec le temps et la pratique. De plus, vous apprendrez de nouvelles choses dans vos mandats et vous découvrirez de nouvelles passions. Le secret est de toujours être ouvert à apprendre de nouvelles choses!

3- Comprendre les besoins récurrents dans sa niche

Utilisez des sondages ou des entretiens pour recueillir des informations sur les besoins et préférences de vos clients potentiels. Prenez également l’habitude de suivre les discussions et annonces sur les médias sociaux, notamment les groupes d’entrepreneurs dans votre niche. Cela vous donnera une idée des problèmes fréquemment mentionnés ou des demandes récurrentes. Les portfolios et sections Avis clients de vos concurrents sont également de bonnes sources de données sur votre marché cible. En combinant ces méthodes, vous serez en mesure de mieux comprendre les besoins récurrents de votre niche et d’adapter votre offre en conséquence.

4- Élaborer votre offre de services

Pour savoir quels services vous pouvez offrir à vos clients, voici un exercice simple à tester: Créez deux colonnes. Dans la première colonne, notez ce dans quoi vous excellez. Dans la deuxième colonne, notez ce que vous aimez réellement faire parmi les éléments de la première colonne.

Il se peut que vous soyez très compétent en comptabilité, mais que vous détestiez réellement cette tâche. Ne vous forcez pas à effectuer des tâches que vous détestez, car cela pourrait nuire à votre motivation et à votre travail. Après tout, c’est votre entreprise, et c’est à vous de décider ce que vous voulez proposer!

Voici des exemples de services que vous pouvez offrir aux clients (essayez de vous limiter à 1-3 services):

  • Bureautique
  • Service à la clientèle
  • Gestion de requêtes clients
  • Gestion de courriels
  • Gestion de réseaux sociaux
  • Prospection téléphonique/en ligne
  • Rédaction
  • Coordination des horaires et des déplacements
  • Gestion de voyages
  • Traduction et révision
  • Marketing par courriel
  • Gestion administrative de de projet
  • Graphisme et design
  • Marketing en ligne
  • Aide à la prospection de client
  • Comptabilité ou Tenue de livres
  • Services de transcription et de saisie de données
  • Ressources humaines et recrutement virtuels
  • Support technique et informatique à distance
  • Référencement organique (SEO) ou payant

Vous êtes entièrement libre d’ajuster votre offre de services comme bon vous semble. Et donc, de modifier, ajouter ou supprimer des services qui ne fittent plus avec vos intérêts.


5- Déterminer vos tarifs

Combien gagne en moyenne une assistante virtuelle par heure ? Il est difficile de donner une réponse précise, car cela varie en fonction de plusieurs facteurs. En fait, il n’est pas réaliste de charger l’équivalent de votre ancien salaire pour vos services d’assistante virtuelle. C’est une erreur courante que font de nombreuses personnes au début de leur transition. Une façon simple et rapide de fixer ses tarifs est de prendre le salaire équivalent à un emploi et de le majorer de 50 %. Cette majoration permettra de couvrir les frais et les responsabilités supplémentaires que vous assumerez en tant qu’adjointe virtuelle. Cet article vous fournit les salaires horaires moyens par spécialisation.

Ensuite, vous devez choisir votre type de tarification (à l’heure, au forfait, mensuel , etc.). Le choix dépend surtout de ce que vous offrez et des préférences des clients Je vous invite à lire cet article sur les modes de tarification pour savoir celui qui correspond le mieux à votre situation.


Peu importe le mode de tarification choisi, il est important de tenir compte de certains éléments clés. Tout d’abord, vous n’êtes pas un employé, mais plutôt un entrepreneur indépendant. En effet, vous n’aurez pas accès aux avantages typiques tels que les congés maladie, les congés payés, l’assurance maladie ou la cotisation à la retraite. Vous aurez également des frais généraux à couvrir tels que les frais de bureau, les frais liés au marketing et les abonnements à des logiciels.

Télécharger le Calculateur de taux horaire idéal

6- Enregistrer votre entreprise

S’enregistrer est une étape importante si vous prévoyez de devenir adjointe virtuelle. Si vous choisissez un nom d’entreprise autre que votre propre nom, vous devrez le vérifier auprès du Registraire des entreprises. Pour s’inscrire auprès du Registraire des entreprises, vous devez fournir des informations sur votre entreprise, son nom, son adresse et la nature des services offerts.

Une fois inscrit, vous obtiendrez un numéro d’entreprise qui sera utilisé à des fins fiscales et administratives. L’idéal est de s’enregistrer dès que vous commencez à exercer votre activité afin d’ éviter d’éventuels problèmes fiscaux ou administratifs. Il est recommandé de s’inscrire avant de commencer à facturer des clients.

Notez également qu’en tant que travailleur autonome, vous devrez tenir des registres financiers précis de vos revenus et de vos dépenses pour des raisons fiscales. Consultez les ressources officielles du gouvernement du Québec, telles que Revenu Québec et le Registraire des entreprises, pour obtenir des informations à jour et précises sur les étapes et les exigences spécifiques pour devenir travailleur autonome au Québec.

7- Établir votre présence en ligne

Créer un site internet

Si vous allez gérer une entreprise en ligne et devenir adjointe virtuelle, il est logique d’avoir une présence en ligne. En règle générale, un site Web de base est le meilleur moyen d’atteindre cet objectif.

Techniquement, avoir un site internet n’est pas obligatoire pour démarrer en tant qu’adjointe virtuelle. Ne pas avoir de site ne vous empêchera pas d’avoir plusieurs contrats, si et seulement si le bouche à oreille fonctionne bien pour vous. Mais est-ce une bonne idée ? Absolument!

Un site web est un canal qui permet de vous trouver sur Google, de présenter vos services à ce qui les recherchent sur Google. Il vous faudra également un site lorsque vous allez commencer à lancer des campagnes numériques, par exemple. Vous pouvez en plus de cela, créer une fiche d’établissement afin d’être visible sur Google Maps.


L’autre moyen simple et rapide d’établir une présence active en ligne est de passer beaucoup de temps sur Facebook ou Linkedin pour vous faire connaître et saisir des opportunités.


Worbook rédaction pages site web

Avoir une présence sur les réseaux sociaux

Pendant que vous créez votre site Web, il est également important d’établir votre présence sur les médias sociaux appropriés. Nous vous recommandons de vous concentrer sur une à deux plateformes pour commencer. Pensez à créer des profils dédiés à votre activité d’adjointe virtuelle plutôt que d’utiliser un profil personnel. Une règle simple : soyez présent là où se trouvent vos clients potentiels.

Dans la plupart des cas, cela signifie être sur des plate-formes telles que Facebook ou LinkedIn. Cependant, il est également important de rejoindre les mêmes groupes et communautés que vos clients potentiels. Soyez présents sur les groupes spécialisés et les groupes d’entrepreneurs en général.

Utilisez les réseaux sociaux pour créer et développer des relations au fil du temps. Ne vous précipitez pas en vous lançant immédiatement dans la promotion de vos services dès que vous rejoignez un groupe. Au lieu de cela, réseautez naturellement.

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8- Faire du réseautage dans sa région

Il n’y a pas qu’en ligne qu’on peut trouver des clients! N’hésitez pas à prospecter autour de votre ville en ciblant les milieux qui sont dans votre niche. Inscrivez-vous à la Chambre de Commerce ou à des regroupements de Femmes d’affaires ou d’entrepreneurs de votre région. Souvent, le réseautage s’avère être un bon allié!

9 – Se former

La polyvalence et la connaissance de certains outils peuvent être un atour. Alors n’hésitez pas à développer vos compétences en vous formant. Que vous soyez novice ou experte dans un domaine, il est parfois nécessaire de suivre une formation pour s’adapter aux besoins de sa clientèle cible. Prenez le temps d’analyser les demandes de service et mettez vos connaissances à jour, notamment pour ce qui concerne les outils de travail indispensables dans votre secteur.

Au Québec, il existe des programmes spécifiquement conçus pour les futures adjointes virtuelles. Vous pouvez trouver une liste de formations ici.

N’attendez pas de terminer une formation pour vous lancer et ne misez pas tout sur la formation. C’est dans la pratique que vous apprendrez le plus de choses.

7 – Obtenir un financement

Devenir adjointe virtuelle est si simple que vous n’avez généralement pas besoin de financement extérieur. La plupart des adjointes virtuelles sont capables de démarrer leur entreprise sans financement. Cependant vous pouvez vous faire financer une formation, si besoin.

Vous n’avez pas nécessairement besoin d’un plan d’affaires formel de 20 pages dont la plupart des gens disent que vous avez besoin , sauf si vous envisagez d’obtenir un financement ou de conclure un accord de partenariat.

8 -Planifier ses processus

Imaginez, vous avez votre premier client qui dit : « Oui, je veux vous embaucher ! Après avoir couru dans votre maison en hurlant d’excitation, quelles sont vos prochaines étapes ? Vous devez pensez à tout et le documenter sous forme de processus`:

  • Comment allez-vous facturer vos clients ?
  • À quels moments ou fréquences vont-ils payer?
  • À quelle fréquence allez-vous vous rencontrer ?
  • Les rencontres se feront-elles par téléphone, en personne ou par vidéoconférence ?
  • Comment vos clients vont-ils vous confier des tâches ?
  • Qu’allez vous mettre dans votre contrat, quand et comment vont-ils le signer ?
  • Quels seront vos horaires de travail ? Quel sera le délai d’exécution pour les différents services?
  • Comment allez-vous demander des témoignages/références pour vos clients ?
  • Suivrez-vous le temps? Si oui, quel outil utiliserez-vous ?


Il y a tellement de choix à faire quand on gère une entreprise. C’est pourquoi je recommande mes OUTILS préférés à utiliser au quotidien.

9- S’équiper avec les bons outils et ressources

Il est important d’être bien équipée avec les bons outils et logiciels pour gérer efficacement votre travail. Voici quelques-uns des outils essentiels dont vous avez besoin :

  • Un ordinateur ou un portable fiable avec une connexion Internet haute vitesse.
  • Des outils de gestion de projet comme Trello, Asana ou Clickup pour bien gérer vos tâches et respecter les échéances.
  • Un logiciel de suivi du temps comme Toggl ou RescueTime pour bien enregistrer vos heures de travail.
  • Des outils de communication comme Skype, Zoom ou Google Meet pour les réunions avec vos clients.
  • Un logiciel de comptabilité comme QuickBooks ou FreshBooks pour bien gérer vos finances.
  • Des services comme Google Drive ou Dropbox pour stocker et partager des fichiers avec vos clients.
  • Un modèle de contrat de service

Pour connaître les meilleurs outils gratuits pour le télétravail, consultez cet article.


10 -Trouver son premier client puis les suivants

La dernière étape (la moins facile et la plus importante) pour devenir adjointe virtuelle est de trouver vos premiers clients. Sachez que cela demande beaucoup plus d’efforts pour passer de zéro à trois clients, que pour passer de trois à six clients. Soyez patient, car à moins d’avoir déjà un réseau professionnel très large, vous aurez de gros efforts à faire pour vous afficher et vous faire remarquer.

Puisque personne ne vous connaît , vous devez donc consacrer plus de temps aux activités liées à la recherche de clients. Il est important dès le départ d’élaborer un plan avec des objectifs réalistes et des stratégies pour les atteindre. Ce plan d’action doit être suffisamment concret avec des actions quotidiennes visant à maximiser le nombre d’appels découverte obtenus.

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Conclusion

Pour conclure, devenir une adjointe virtuelle au Québec est une bonne décision pour votre vie. Avec les bonnes compétences, les bons outils et le bon état d’esprit, vous pouvez créer une entreprise d’assistante virtuelle prospère et profiter de la flexibilité et de la liberté du travail à domicile. Les débuts ne seront pas forcément aussi faciles et aussi gratifiants que vous l’espérez. Mais avec beaucoup de persévérance, vous y arriverez. Je vous encourage à commencer votre parcours maintenant !

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JESSIE EKILA

Auteure de Adjointe virtuelle et Libre

Coach et mentor pour adjointe virtuelle

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À propos de l'auteur

 

  • Coach et mentor pour adjointe virtuelle
  • Auteure de Adjointe virtuelle et Libre
  • Généreuse et pragmatique,  elle publie régulièrement des contenus experts sur lafeevirtuelle.com

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