Comment devenir adjointe virtuelle: Le guide complet

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Bienvenue dans votre nouvelle aventure pour devenir adjointe virtuelle (AV). Une Adjointe Virtuelle (AV) est une personne qui offre des compétences sous forme de services à distance à des entreprises. Avec l’essor du travail à distance, il n’y a jamais eu de meilleur moment pour se lancer en tant qu’assistante virtuelle.

Il y a plein d’affaires à considérer et nous allons rendre tout cela le plus simple possible.

Comment devenir adjointe virtuelle?

Il y a plusieurs étapes que vous pouvez suivre pour vous lancer comme adjointre virtuelle. Mais gardez à l’esprit que votre objectif principal est de promouvoir et de présenter vos services le plus rapidement possible. L’acquisition de clients et la génération de revenus doivent toujours rester au sommet de votre liste de priorités. Voici quelques étapes importantes pour bâtir votre entreprise:

1- Faire l’inventaire de vos compétences personnelles et professionnelles

Quelles compétences possédez-vous actuellement? Qu’est-ce que vous aimez le plus faire? Qu’est-ce qui est facile pour vous ? Si vous avez déjà travaillé, vous possédez des compétences que vous pouvez offrir sous forme de services professionnels.

Pour cela, le plus simple est de réaliser un inventaire de vos compétences susceptibles de répondre aux besoins des entreprises.

Pour connaître les besoins du marché, téléchargez notre liste des niches les plus rentables.

Même si vous ne vous considérez pas comme expert dans votre domaine, vous pouvez commencer à offrir vos services. En effet, vos compétences est appelée à évoluer avec le temps et la pratique. De plus, vous apprendrez de nouvelles choses dans vos mandats et vous découvrirez de nouvelles passions. Le secret est de toujours être ouvert à apprendre de nouvelles choses!

1- Décider quels types de services vous souhaitez offrir en tant qu’adjointe virtuelle

Pour savoir quels services vous pouvez offrir à vos clients, voici un exercice simple à tester: Créez deux colonnes. Dans la première colonne, notez ce dans quoi vous excellez. Dans la deuxième colonne, notez ce que vous aimez réellement faire parmi les éléments de la première colonne.

Il se peut que vous soyez très compétent en comptabilité, mais que vous détestiez réellement cette tâche. Ne vous forcez pas à effectuer des tâches que vous détestez, car cela pourrait nuire à votre motivation et à votre travail. Après tout, c’est votre entreprise, et c’est à vous de décider ce que vous voulez proposer!

Voici des exemples de services que vous pouvez offrir aux clients (essayez de vous limiter à 1-3 services):

  • Bureautique
  • Service à la clientèle
  • Gestion de requêtes clients
  • Gestion de courriels
  • Gestion de réseaux sociaux
  • Prospection téléphonique/en ligne
  • Rédaction
  • Coordination des horaires et des déplacements
  • Gestion de voyages
  • Traduction et révision
  • Marketing par courriel
  • Gestion administrative de de projet
  • Graphisme et design
  • Marketing en ligne
  • Aide à la prospection de client
  • Comptabilité ou Tenue de livres
  • Services de transcription et de saisie de données
  • Ressources humaines et recrutement virtuels
  • Support technique et informatique à distance
  • Référencement organique (SEO) ou payant

Vous êtes entièrement libre d’ajuster votre offre de services comme bon vous semble. Et donc, de modifier, ajouter ou supprimer des services qui ne fittent plus avec vos intérêts.

2- Choisir le type d’entreprises à cibler

Êtes-vous familier avec une industrie spécifique ou avez-vous une préférence pour un type d’entreprise en particulier ? Il est important de cibler les secteurs qui vous passionnent et surtout qui sont en croissance. Il est également judicieux de réfléchir aux opportunités sur votre marché et de cibler les secteurs qui se portent bien. Rien ne vous empêche de tester plusieurs secteurs si vous n’avez pas encore de préférence particulière.

Cet article sur les étapes pour savoir quels types d’entreprises cibler vous aidera à clarifier votre clientèle cible.

17 idées de niches rentables pour adjointes virtuelles

Pour connaître les types d’entreprises qui recrutent dans votre domaine, et les services en demande, cliquez ici.

3- Définir vos tarifs

Combien gagne en moyenne une assistante virtuelle par heure ? Il est difficile de donner une réponse précise, car cela varie en fonction de plusieurs facteurs. En fait, il n’est pas réaliste de charger l’équivalent de votre ancien salaire pour vos services d’assistante virtuelle. C’est une erreur courante que font de nombreuses personnes au début de leur transition. Une façon simple et rapide de fixer ses tarifs est de prendre le salaire équivalent à un emploi et de le majorer de 50 %. Cette majoration permettra de couvrir les frais et les responsabilités supplémentaires que vous assumerez en tant qu’adjointe virtuelle. Cet article vous fournit les salaires horaires moyens par spécialisation.

Ensuite, vous devez choisir votre type de tarification (à l’heure, au forfait, mensuel , etc.). Le choix dépend surtout de ce que vous offrez et des préférences des clients Je vous invite à lire cet article sur les modes de tarification pour savoir celui qui correspond le mieux à votre situation.


Peu importe le mode de tarification choisi, il est important de tenir compte de certains éléments clés. Tout d’abord, vous n’êtes pas un employé, mais plutôt un entrepreneur indépendant. En effet, vous n’aurez pas accès aux avantages typiques tels que les congés maladie, les congés payés, l’assurance maladie ou la cotisation à la retraite. Vous aurez également des frais généraux à couvrir tels que les frais de bureau, les frais liés au marketing et les abonnements à des logiciels.

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4- Enregistrer votre entreprise

S’enregistrer est une étape importante si vous prévoyez de devenir adjointe virtuelle. Si vous choisissez un nom d’entreprise autre que votre propre nom, vous devrez le vérifier auprès du Registraire des entreprises. Pour s’inscrire auprès du Registraire des entreprises, vous devez fournir des informations sur votre entreprise, son nom, son adresse et la nature des services offerts.

Une fois inscrit, vous obtiendrez un numéro d’entreprise qui sera utilisé à des fins fiscales et administratives. L’idéal est de s’enregistrer dès que vous commencez à exercer votre activité afin d’ éviter d’éventuels problèmes fiscaux ou administratifs. Il est recommandé de s’inscrire avant de commencer à facturer des clients.

L’idéal est de s’enregistrer dès que vous commencez à exercer votre activité commerciale. Cela vous aidera à respecter vos obligations légales dès le début et à éviter d’éventuels problèmes fiscaux ou administratifs. Il est recommandé de s’inscrire avant de réaliser des revenus significatifs ou de commencer à facturer des clients. Vous devrez également vous inscrire aux taxes de vente (TPS/TVQ) dès que votre chiffre d’affaires dépassera un certain seuil.

Notez également qu’en tant que travailleur autonome, vous devrez tenir des registres financiers précis de vos revenus et de vos dépenses pour des raisons fiscales. N’oubliez pas de consulter les ressources officielles du gouvernement du Québec, telles que Revenu Québec et le Registraire des entreprises, pour obtenir des informations à jour et précises sur les étapes et les exigences spécifiques pour devenir travailleur autonome au Québec.

5- Établir votre présence en ligne

Créer un site internet

Si vous allez gérer une entreprise en ligne et devenir adjointe virtuelle, il est logique d’avoir une présence en ligne. En règle générale, un site Web de base est le meilleur moyen d’atteindre cet objectif.

Techniquement, avoir un site internet n’est pas obligatoire pour démarrer en tant qu’adjointe virtuelle. Mais est-ce une bonne idée ? Absolument!
L’autre moyen simple et rapide d’établir une présence en ligne est via Linkedin ou un autre canal de médias sociaux (plus d’informations à ce sujet dans un instant). Vous pouvez également créer une fiche d’établissement afin d’être visible sur Google.


Worbook rédaction pages site web

Avoir une présence sur les réseaux sociaux

Pendant que vous créez votre site Web, il est également important d’établir votre présence sur les médias sociaux appropriés. Nous vous recommandons de vous concentrer sur une à deux plateformes pour commencer. Pensez à créer des profils dédiés à votre activité d’adjointe virtuelle plutôt que d’utiliser un profil personnel. Une règle simple : soyez présent là où se trouvent vos clients potentiels.

Dans la plupart des cas, cela signifie être sur des plate-formes telles que Facebook ou LinkedIn. Cependant, il est également important de rejoindre les mêmes groupes et communautés que vos clients potentiels. Utilisez les réseaux sociaux pour créer et développer des relations au fil du temps. Ne vous précipitez pas en vous lançant immédiatement dans la promotion de vos services dès que vous rejoignez un groupe. Au lieu de cela, réseautez naturellement.

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6- Se former

Je vous donne ci-dessous une liste des formations les plus populaires. Je ne les ai pas testées mais j’en ai déjà entendu parlé dans ma communauté Facebook

Les plus populaires sont:

N’attendez pas de terminer une formation pour vous lancer et ne misez pas tout sur la formation. C’est dans la pratique que vous apprendrez le plus de choses.

7- Avoir un plan de lancement

Vous n’avez pas nécessairement besoin d’un plan d’affaires formel de 20 pages dont la plupart des gens disent que vous avez besoin chaque fois que vous démarrez une entreprise.. En règle générale, ont conçoit un plan d’affaires quand on envisage d’obtenir un financement, un prêt ou un investissement, ou de conclure un accord de partenariat.

Devenir adjointe virtuelle est si simple que vous n’avez généralement pas besoin de financement extérieur. La plupart des adjointes virtuelles sont capables de démarrer leur entreprise sans financement. Et donc vous n’avez pas besoin Vous n’avez pas besoin de ça.

Ce dont vous avez besoin, cependant, c’est d’un plan. Un plan sur la façon de créer votre entreprise, de fixer le prix et de regrouper vos services puis de les commercialiser. Et c’est ce que vous obtiendrez en vous procurant le guide Adjointe virtuelle et Libre (par Jessie Ekila) sur Amazon!

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8 -Mettre ses processus en place

Imaginez, vous avez votre premier client qui dit : « Oui, je veux vous embaucher ! Après avoir couru dans votre maison en hurlant d’excitation, quelles sont vos prochaines étapes ? Vous devez pensez à tout et le documenter sous forme de processus`:

  • Comment allez-vous facturer vos clients ?
  • À quels moments ou fréquences vont-ils payer?
  • À quelle fréquence allez-vous vous rencontrer ?
  • Les rencontres se feront-elles par téléphone, en personne ou par vidéoconférence ?
  • Comment vos clients vont-ils vous confier des tâches ?
  • Qu’allez vous mettre dans votre contrat, quand et comment vont-ils le signer ?
  • Quels seront vos horaires de travail ? Quel sera le délai d’exécution pour les différents services?
  • Comment allez-vous demander des témoignages/références pour vos clients ?
  • Suivrez-vous le temps? Si oui, quel outil utiliserez-vous ?


Il y a tellement de choix à faire quand on gère une entreprise. C’est pourquoi je recommande mes OUTILS préférés à utiliser au quotidien.

9- S’équiper avec les bons outils

Il est important d’être bien équipée avec les bons outils et logiciels pour gérer efficacement votre travail. Voici quelques-uns des outils essentiels dont vous avez besoin :

  • Un ordinateur ou un portable fiable avec une connexion Internet haute vitesse.
  • Des outils de gestion de projet comme Trello, Asana ou Clickup pour bien gérer vos tâches et respecter les échéances.
  • Un logiciel de suivi du temps comme Toggl ou RescueTime pour bien enregistrer vos heures de travail.
  • Des outils de communication comme Skype, Zoom ou Google Meet pour les réunions avec vos clients.
  • Un logiciel de comptabilité comme QuickBooks ou FreshBooks pour bien gérer vos finances.
  • Des services comme Google Drive ou Dropbox pour stocker et partager des fichiers avec vos clients.

Pour connaître les meilleurs outils gratuits pour le télétravail, consultez cet article.

10 -Trouver des clients et des contrats

La dernière étape et la plus importante, pour devenir adjointe virtuelle est de trouver vos premiers clients. Sachez que cela demande beaucoup plus d’efforts pour passer de zéro à trois clients, que pour passer de trois à six clients.

La différence réside dans le fait qu’au début, personne ne vous connaît et vous devez donc mettre plus d’efforts au niveau du temps dédié à votre marketing, à la visibilité de votre entreprise , et la construction de votre e-réputation. Il faut du temps pour gagner la confiance des prospects. Mais tout cela se construit, en s’appuyant sur un plan marketing et en réalisant une action cohérente chaque jour.

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Conclusion

Pour conclure, devenir une adjointe virtuelle au Québec est un bon choix de carrière à l’ère du télétravail et du numérique. Avec les bonnes compétences, les bons outils et le bon état d’esprit, vous pouvez créer une entreprise d’assistante virtuelle prospère et profiter de la flexibilité et de la liberté du travail à domicile.

Je vous encourage à commencer votre parcours maintenant !

À propos de l'auteur

Jessie AWAKOSSA-EKILA, fondatrice, dirigeante de la Fée Virtuelle et formatrice.

Depuis 2019, Jessie est fondatrice et directrice générale de la Fée virtuelle. Elle navigue dans le milieu du marketing et de la communication depuis plus de 10 ans et a donné une dizaine d’ateliers et formations. 

Généreuse et pragmatique,  elle publie régulièrement des contenus originaux et accessibles aux non spécialistes sur lafeevirtuelle.com

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